Każdy z nas posiada dane, które chroni przed dostaniem się w niepowołane ręce. W przypadku firm jest ich znacznie więcej, dlatego przedsiębiorstwa muszą zadbać o środki bezpieczeństwa zarówno podczas przechowywania danych, jak i ich udostępniania np. współpracującym podmiotom. Jednym z narzędzi, które mogą być alternatywą dla Dropboxa, jest VDR.
VDR to Virtual Data Room. Chociaż samo w sobie rozwiązanie nie jest całkiem nowe i korzysta z niego wiele organizacji na świecie, w dalszym ciągu jego popularność rośnie, a część osób w ogóle nie spotkała się z tym pojęciem. Zastanówmy się więc, z czym to się właściwie wiąże i jak wygląda udostępnianie dokumentów poprzez VDR.
Na co dzień korzystamy z wielu rozwiązań informatycznych, w tym także z chmury. Dysk Google czy Dropbox są czymś, co z powodzeniem zastępuje dysk komputera. Jeszcze kilkanaście lat temu być może wszystko przechowywalibyśmy na komputerze, płycie lub pendrivie. Jednak teraz technologia tak przyspieszyła, że korzystanie z chmury nikogo już nie dziwi. Chmury są różne, te publiczne, wymienione wyżej, są ogólnodostępne i sprawdzają się głównie do tego, by przechowywać dane prywatne, pliki, które nie są bardzo poufne.
Korzyści chmury doceniają również firmy, ale w ich przypadku w grę nie wchodzą publiczne platformy, a specjalistyczne narzędzia cechujące się dużym poziomem zabezpieczeń, czyli właśnie VDR. To forma elektronicznego repozytorium dokumentów, w którym znajdują się dokumenty firmy. Możemy je katalogować, przeglądać, edytować, ale też udostępniać upoważnionym użytkownikom.
Do VDR możemy dać wszystkie dokumenty, jakie są ważne dla naszej firmy i muszą pozostać tajemnicą. Mogą to być więc różnego rodzaju patenty, certyfikaty, dokumenty finansowe, akty notarialne, dokumenty kadrowe i wiele innych. Bezpieczeństwo Dropboxa jest bardzo wysokie dzięki czemu dostęp jest ściśle chroniony, więc mamy pewność, że nikt nie będzie miał do tego wglądu.
Jako administrator decydujemy, kto i w jakim stopniu może korzystać z zawartości VDR. Możemy określić, czy pozwalamy tylko na podgląd dokumentów, ich edycję lub wydruk. Przed wejściem do VDR każdy musi się zalogować, co wygląda tak samo, jak wtedy, kiedy logujemy się do bankowości elektronicznej i mamy tutaj do czynienia z szyfrowaniem. Poza tym możemy bardzo łatwo wygenerować raport na temat tego, kto odwiedzał Virtual Data Room, które dokumenty wyświetlał lub edytował itd.
Korzystanie z tego rodzaju narzędzi przydaje się nie tylko na co dzień, kiedy chcemy chronić dane, ale też w przypadku, kiedy czeka nas ważna transakcja i musimy wiele dokumentów przekazać do analizy prawnikom, chcemy udostępnić potencjalnym inwestorom albo kiedy chcemy sprzedać firmę. Niezależnie od tego, gdzie dana osoba lub podmiot się znajduje, bardzo łatwo może przejrzeć dokumentację, co bardzo oszczędza czas i usprawnia cały proces.
