Przedsiębiorca, który zastanawia się, w jaki sposób prowadzić księgowość swojej firmy, bez wątpienia powinien poznać wszystkie możliwości oraz ich wady i zalety. Te może przedstawić dobre biuro księgowe. W niniejszym artykule przedstawimy największe zalety, wynikające z korzystania z profesjonalnego biura rachunkowego.
Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym zawsze generuje niższe koszty, zarówno dla mniejszej, jak i większej firmy. I to nie tylko pod względem stałych opłat miesięcznych. Biuro księgowe czuwa również nad przestrzeganiem wszystkich terminów w urzędach, a dzięki temu przedsiębiorcy nie grożą poważne kary czy odsetki od spóźnionych przelewów np. za ZUS pracowników.
Trzeba też uświadomić sobie, że zatrudnienie pracownika wiąże się nie tylko z jego miesięcznym wynagrodzeniem. Konieczne jest też odpowiednie wyposażenie biura, czy zakup właściwego oprogramowania, co również oznacza spore obciążenie dla firmy. Profesjonalna księgowa musi też stale podnosić swoje kwalifikacje i doszkalać się w zakresie zmian przepisów, a to oznacza dla pracodawcy dodatkowe koszty.
Istotna jest też odpowiedzialność za ewentualne szkody, na wypadek wystąpienia których dobre biuro rachunkowe jest ubezpieczone. W przypadku pracownika o wiele trudniej jest egzekwować rekompensatę za popełnione błędy czy niedopatrzenia.
Rzetelne biuro księgowe jest również optymalnie przygotowane do wykonania powierzonych mu zadań. Dzięki właściwym kwalifikacjom i monitorowaniu zmian w przepisach, księgowa ma pod kontrolą każdą sytuację. Ponadto dobre biuro rachunkowe zapewnia szerszy zakres usług niż własny pracownik oraz zwykle oferuje wsparcie w obszarze kadr i płac. W ramach jednej umowy, można więc uzyskać przydane wskazówki przy prowadzeniu firmy i jej rozwoju. Księgowa sprawdzi się też w roli pełnomocnika podczas audytów czy kontroli z Urzędu Skarbowego.
Prowadzenie księgowości w swojej firmie wymaga przestrzegania ogólnych zasad w przechowywaniu, ale też archiwizowaniu całej dokumentacji księgowej. Przy kontrolach, ale również w kwestiach spornych z kontrahentami czy pracownikami, taka dokumentacja jest cennym źródłem informacji, ale i ważnym dowodem, jeśli sprawa trafi na wokandę sądową. Również podczas kontroli w Urzędzie Skarbowym przedsiębiorca musi wykazać wszystkie dokumenty, związane z przepływem pieniędzy w firmie. Dlatego dokumentację finansową warto powierzyć osobie kompetentnej, która zadba o wszystkie szczegóły i będzie zawsze przygotowana nawet na różnego rodzaju kontrole czy audyty. Wybór zewnętrznego biura rachunkowego gwarantuje też większą dyskrecję, ponieważ wszystkie dokumenty przechowane są poza firmą i osoby postronne nie mają do nich dostępu.
Każde biuro księgowe musi posiadać polisę ubezpieczeniową OC. Dobre natomiast posiada nie tylko obowiązkową, ale też dobrowolną, w ramach której można optymalnie zadośćuczynić za popełnione błędy przy realizacji poszczególnych zadań. To niezwykle istotne, ponieważ przy rozliczeniach finansowych każdy może pomylić się, ale jeśli przedsiębiorca rozlicza się samodzielnie albo zatrudnia księgową w ramach umowy o pracę, to kary za niedopatrzenia czy błędy będzie zmuszony pokryć z własnej kieszeni. Jeśli pomyli się zewnętrzne biuro rachunkowe, to klient otrzyma zasadne odszkodowanie.
Scedowanie kompleksowego prowadzenia dokumentacji finansowej łącznie z rozliczeniami kadrowo-płacowymi pozwala lepiej zarządzać czasem i koncentrować się na innych obowiązkach. Biurokracja w zakresie finansów jest zdecydowanie czasochłonna, a konieczność przestrzegania terminów, sprawia że właściciel firmy musi odłożyć inne również ważne kwestie, by zająć się wypełnianiem deklaracji, wniosków czy realizacją przelewów. To wszytko może jednak wykonać kompetentna księgowa, która w ramach stałej współpracy, sama czuwa nad przestrzeganiem terminów. Klient nie musi więc nawet o tym pamiętać, a i tak ma pewność, że wszystko jest wykonane perfekcyjnie i na czas.
