Archiwum firmowe to nie magazyn kartek, lecz system gwarantujący integralność, dostępność i czytelność dokumentów przez wymagany okres. Dla części akt okresy przechowywania mierzy się w latach liczonych od zakończenia roku obrotowego lub od wygaśnięcia umowy. Oprócz samych terminów liczą się warunki: dokumenty muszą pozostać kompletne, odporne na przypadkowe zniszczenie oraz dostępne na żądanie uprawnionych osób. Niewłaściwa organizacja grozi sankcjami przy kontroli, utratą możliwości obrony w sporach, a nawet naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. Warto jasno przypisać role: właściciel procesu (odpowiada za zgodność i terminy), administrator archiwum (organizuje i kontroluje obieg) oraz użytkownicy (korzystają z akt według zasad). Dopiero taki podział odpowiedzialności pozwala utrzymać porządek na co dzień, a nie tylko „przed kontrolą”.