unsplash.com Licencja: https://unsplash.com/license
Przeprowadzka za tydzień. Meble rozebrane, naczynia spakowane, a w kącie pokoju stoi pięć kartonów, których nikt nie chce dotknąć. W środku segregatory, teczki, koperty z bankowymi pieczątkami, stare zeznania podatkowe i pisma z urzędu sprzed lat. Zabrać je do nowego mieszkania szkoda miejsca, wyrzucić strach, bo przecież są w nich dane. Kartony stoją więc dalej, a termin przeprowadzki się zbliża.
W Świeciu, mieście, które od dziesięcioleci kojarzy się z papiernią, papier jest czymś zupełnie zwyczajnym. Papier z Twoimi danymi to jednak inna historia i nie powinien trafiać ani do kontenera, ani do przydomowego pieca. Od tego jest profesjonalne niszczenie dokumentów w Świeciu, zakończone potwierdzeniem na piśmie. Najpierw jednak trzy sytuacje, w których dokumenty nagle stają się problemem.
Przez lata dokumenty leżą w szafie i nikomu nie przeszkadzają. Dopiero przy pakowaniu okazuje się, że jest ich kilkanaście kilogramów, a każdy karton trzeba spakować, przewieźć, wnieść po schodach i znowu gdzieś upchnąć. Większość tych papierów nie jest już potrzebna, ale sortowanie ich tydzień przed przeprowadzką, gdy trzeba załatwić sto innych spraw, wydaje się niemożliwe.
Najlepiej zacząć wcześniej i nie próbować robić wszystkiego naraz. Dwa, trzy tygodnie przed przeprowadzką wystarczy codziennie przejrzeć jeden segregator i podzielić papiery na trzy kupki: do zabrania, do sprawdzenia i do zniszczenia.
Do zabrania trafia to, co trzeba trzymać zawsze albo przez kilka lat: akty notarialne, dokumenty spadkowe, świadectwa pracy i zeznania podatkowe, dla których nie upłynął jeszcze okres przedawnienia.
Do sprawdzenia odkładasz wszystko, co budzi wątpliwości.
Do zniszczenia idzie reszta, najlepiej w zamkniętym kartonie, a nie przy drzwiach wejściowych, gdzie ekipa przeprowadzkowa może go przez pomyłkę zapakować albo wynieść do kontenera.
Przy zeznaniach podatkowych obowiązuje prosta reguła. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po pięciu latach, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 Ordynacji podatkowej). PIT za 2020 rok, złożony w 2021 roku, można więc zwykle zniszczyć po 31 grudnia 2026 roku. „Zwykle”, bo bieg przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany, na przykład przez postępowanie w urzędzie skarbowym.
Zamknięcie firmy to sytuacja jeszcze trudniejsza, bo dokumenty firmowe mają swoje obowiązkowe okresy przechowywania, które nie kończą się w dniu wykreślenia z CEIDG. Księgi podatkowe przechowuje się do upływu przedawnienia, a o miejscu ich przechowywania trzeba zawiadomić urząd skarbowy najpóźniej w dniu zakończenia działalności.
Osobny rozdział to dokumentacja pracownicza. Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Przy wcześniejszych zatrudnieniach okres ten może wynosić nawet 50 lat. Najbezpieczniej ustalić wszystko z księgową przed zamknięciem działalności, bo potem trudno będzie odtworzyć, co i do kiedy musisz trzymać.
Część firmowego archiwum można jednak zniszczyć od razu: oferty, które nigdy nie zamieniły się w umowy, korespondencję sprzed lat, notatki ze spotkań, kopie dokumentów, które masz w systemie. To często większość kartonów. A ponieważ prawie wszystkie zawierają dane klientów, kontrahentów albo pracowników, obowiązuje Cię tu RODO. Administrator danych musi nie tylko bezpiecznie się z nimi obchodzić, ale też umieć to wykazać. To zasada rozliczalności, dlatego zniszczenie warto przeprowadzić tak, żeby dało się je udokumentować.
Mieszkanie po rodzicach w Świeciu, dom po dziadkach w Osiu albo w Nowem, szuflady pełne papierów z kilku epok. Tu emocje mieszają się z formalnościami, a każda kartka może coś przypominać. Nie musisz robić wszystkiego w jeden weekend.
Najpierw wyłów dokumenty, które będą potrzebne w sprawach spadkowych i w urzędach, zwłaszcza wszystko, co dotyczy kredytów i pożyczek. Na przyjęcie lub odrzucenie spadku jest sześć miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swojego powołania, a umowa kredytowa z szuflady może tę decyzję przesądzić. Potem pamiątki: listy, zdjęcia, kartki z życzeniami, które czasem leżą między rachunkami. Dopiero na końcu to, czego można się pozbyć. Dokumenty osoby zmarłej wciąż zawierają dane, które mogą wykorzystać oszuści, więc zasługują na taką samą staranność jak Twoje własne.
We wszystkich trzech sytuacjach pojawia się to samo pytanie: jak pozbyć się papierów tak, żeby dane z nich nikomu się nie przydały? Pierwszy odruch to kosz albo kontener, ale dokument wyrzucony w całości można po prostu wyjąć i przeczytać. Imię, nazwisko, adres, PESEL, numer konta i podpis to dla kogoś, kto szuka danych do wyłudzenia, gotowy zestaw. Darcie kartek daje złudne poczucie bezpieczeństwa, bo dokument podarty na kilka części da się złożyć w kilka minut.
Spalanie też nie jest dobrym pomysłem. Zbity papier pali się słabo, kopci, a środek bloku kartek potrafi zostać nietknięty. Do tego plastikowe koszulki i okładki segregatorów, których spalanie w domowym piecu jest zabronione przepisami o odpadach.
Domowa niszczarka sprawdza się przy kilku kartkach tygodniowo, ale przy pięciu kartonach przegrzewa się po kwadransie, zacina na zszywkach, a tańsze modele tną papier w paski, które przy odrobinie cierpliwości da się ułożyć z powrotem. Ręczne cięcie dwudziestu segregatorów to z kolei kilka wieczorów i pęcherze na palcach.
Zaczyna się od kontaktu z firmą i kilku informacji: ile jest dokumentów, gdzie się znajdują i kiedy można je odebrać. Cena zależy głównie od ilości, sposobu odbioru, lokalizacji i tego, czy to jednorazowe zlecenie, czy stała współpraca. Im dokładniej opiszesz zlecenie (liczba kartonów lub segregatorów, miejsce, termin), tym dokładniejsza wycena.
Dokumenty pakujesz w kartony lub worki. Często nie trzeba usuwać zszywek ani wyjmować kartek z segregatorów, ale warto zapytać o to wcześniej. Firma odbiera je i przewozi zabezpieczone przed dostępem osób postronnych, a firmom może zaproponować odbiór rano albo po godzinach pracy. Papier jest niszczony w kontrolowanych warunkach na drobne ścinki, a o ich wielkość możesz zapytać, odwołując się do klasy bezpieczeństwa według normy DIN 66399.
Na koniec dostajesz protokół lub certyfikat zniszczenia. Osobie prywatnej daje on pewność, że sprawa jest zamknięta. Przedsiębiorcy daje dowód, że dane osobowe usunął w bezpieczny sposób.
Zniszczony dokument nie musi trafić na wysypisko. Ścinki to pełnowartościowy surowiec, który można poddać recyklingowi i przerobić na nowe produkty papierowe. Dla mieszkańców powiatu świeckiego to temat wyjątkowo bliski: słowo „makulatura” nikogo w Świeciu, Pruszczu czy Dragaczu nie dziwi, bo papier od dawna jest częścią lokalnej historii i gospodarki. Miło wiedzieć, że stare rachunki mogą się jeszcze do czegoś przydać.
A te pięć kartonów z kąta pokoju? Zamiast jechać z Tobą do nowego mieszkania, mogą wyjechać w zupełnie innym kierunku. Ty zyskasz miejsce, a Twoje dane spokój. Protokół zniszczenia schowaj do teczki z ważnymi dokumentami. Zajmie mniej miejsca niż jeden segregator.
Artykuł przygotowany przy współpracy z firmą SafeCut z Bydgoszczy.
