Image by Bruno from Pixabay
Prawidłowe udokumentowanie otrzymanej zaliczki, sprawne zarządzanie dostępem pracowników do systemu oraz zachowanie porządku w numeracji dokumentów to codzienne wyzwania, z jakimi mierzą się dziś firmy wdrażające Krajowy System e-Faktur. Poniżej przybliżamy, jak rozwiązać te trzy praktyczne kwestie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Otrzymanie całości lub części zapłaty jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi rodzi obowiązek podatkowy w VAT i wymaga odpowiedniego udokumentowania. Faktura zaliczkowa w KSeF musi być wystawiona zgodnie ze strukturą logiczną obowiązującą w systemie, przy czym przepisy nie wymagają umieszczania na takim dokumencie słowa „zaliczka” czy oznaczenia „faktura zaliczkowa”, o ile zawiera on wszystkie elementy wymagane dla tego typu dokumentu. Jeżeli wcześniej wystawiona faktura zaliczkowa nie obejmowała całej należności, faktura rozliczeniowa wystawiana po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi musi zawierać numery identyfikujące w KSeF wszystkie wcześniejsze faktury zaliczkowe dotyczące tej samej transakcji, co pozwala systemowi prawidłowo powiązać poszczególne dokumenty. Warto pamiętać, że jeśli podatnik otrzymał sto procent zapłaty i wystawił z tego tytułu fakturę zaliczkową, nie ma już obowiązku wystawiania odrębnej faktury końcowej po zrealizowaniu dostawy czy usługi.
Codzienne wystawianie i odbieranie faktur w imieniu firmy rzadko spoczywa wyłącznie na jej właścicielu, dlatego konieczne staje się przekazanie części obowiązków zaufanym pracownikom. Uprawnienia do KSeF można nadać zarówno bezpośrednio konkretnej osobie zatrudnionej w firmie, jak i pośrednio innemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu, które następnie samo przydzieli dostęp swoim pracownikom. Nadawanie i odbieranie takich uprawnień odbywa się elektronicznie za pośrednictwem systemu, a w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie dysponują możliwością uwierzytelnienia się, na przykład ze względu na brak kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, konieczne jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zakres nadanych uprawnień może obejmować różne funkcje – od samego wystawiania faktur, przez dostęp do ich przeglądania, po możliwość dalszego zarządzania uprawnieniami innych użytkowników.
Czy kolejny numer faktury w KSeF trzeba dostosować do systemu?
Wprowadzenie automatycznie generowanego identyfikatora dla każdej przesłanej faktury budzi wątpliwości co do tego, czy trzeba porzucić dotychczas stosowaną numerację wewnętrzną. Kolejny numer faktury w KSeF nie musi być dostosowywany do nowego systemu, ponieważ zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT faktura powinna zawierać kolejny numer nadany przez podatnika w ramach jednej lub więcej serii, a numer identyfikujący nadawany automatycznie przez KSeF pełni wyłącznie funkcję techniczną, służącą do odnalezienia dokumentu w samym systemie. Oznacza to, że na fakturze funkcjonują faktycznie dwa odrębne numery – dotychczasowy, nadawany samodzielnie przez wystawcę w sposób zapewniający ciągłość i jednoznaczną identyfikację dokumentu, oraz numer KSeF, generowany automatycznie po pomyślnym przesłaniu faktury do systemu. Rozpoczęcie korzystania z KSeF w dowolnym momencie roku podatkowego nie wymaga więc żadnej reorganizacji dotychczasowego sposobu numerowania faktur stosowanego w danej firmie.
