Chcesz pracować jako asystentka? Poznaj te zasady

Praca na stanowisku asystentki wymaga wszechstronnej wiedzy i szeregu umiejętności. Poznaj zasady, które ułatwią codzienną pracę.

Na przestrzeni lat stanowisko asystentki ewoluowało. Stereotypowe myślenie w tym zawodzie to już przeżytek. Kiedyś traktowane jako mało ambitna praca, dziś "prawa ręka" szefa. Kilkadziesiąt lat temu do podstawowych obowiązków zaliczylibyśmy parzenie kawy czy przygotowywanie zestawień prasowych, a sam zawód utożsamiany był z sekretarką. 

Obecnie wraz ze wzrostem świadomości biznesowej rola asystentki jest już zupełnie inna. Oczywiście, filary tego zawodu pozostały nienaruszone, ale zakres obowiązków dziś jest zdecydowanie szerszy. Zadania, jakie przydzielane są asystentkom sprawiły, że stanowisko to wymaga odpowiednich kwalifikacji i wyższych kompetencji. Wiąże to się także ze znacznie wyższym wynagrodzeniem.

Oferty pracy asystentki w Bydgoszczy pojawiają się kilka razy w tygodniu. Rola dzisiejszej asystentki w firmie jest nieoceniona. Poznaj zasady, jakie obowiązują na tym stanowisku, dzięki temu osiągniesz sukces. 

Tajemnica zawodowa - rzecz święta

Prowadzenie kalendarza przełożonego, umawianie i odwoływanie spotkań, a często także uczestnictwo w biznesowych naradach to chleb powszedni asystentki. Podczas takich spotkań pada wiele rozwiązań dotyczących funkcjonowania firmy, jej sytuacji bieżącej, przyszłości, a także przyszłych kontraktów finansowanych. Obowiązywać cię będzie zakaz podawania do wiadomości innych pracowników szczegółów tych narad i tajników funkcjonowania firmy. Jako asystentka będziesz miała dostęp do wielu dokumentów, także tych finansowych. Tajemnica w tym przypadku jest konieczna. Nie chcesz przecież, żeby cała firma wiedziała o nowej, lukratywnej umowie. To samo tyczy się maili czy rozmów telefonicznych. Zachowanie dyskrecji sprawi, że unikniesz nieprzyjemnych sytuacji. Unikniesz również, tak istotnej na tym stanowisku, utraty zaufania. Pracuj nad wizerunkiem osoby, której można zaufać w każdej sytuacji.

Czas to pieniądz

Umiejętność  zarządzania własnym czasem pracy, ale także ustalanie priorytetów szefa to kolejna kluczowa kwestia. Jako asystentka powinnaś chronić czas swojego przełożonego. Pracując na tym stanowisku ważnym zadaniem będzie umiejętność ochrony szefa przed niezapowiedzianymi wizytami, telefonami. Podejmowanie strategicznych decyzji wymaga skupienia, a ciągłe rozpraszanie kolejnymi, nieistotnymi sprawami nie wpływa dobrze na koncentrację. Umiejętność nadawania priorytetów kolejnym do załatwienia sprawom jest niezbędna. To klucz do spokojnej i długiej pracy.

Dbaj o autorytet przełożonego

Asystentka wielokrotnie będzie przekazywać wytyczne sporządzone przez szefa. Umiejętność delegowania zadań, przekazywania decyzji z którymi osobiście możemy się nie zgadzać należy robić "bez mrugnięcia okiem". Kluczowy w tym przypadku jest autorytet przełożonego. Kwestionowanie decyzji, podważanie ich na forum uderza bezpośrednio w szefa. Asystentki zatem powinny być powściągliwe w wydawaniu sądów i opinii. Etykieta tego zawodu wymaga lojalności.

Dobre wrażenia

Stanowisko asystentki bywa określane jako wizytówka firmy. Dlatego niezwykle istotne jest pierwsze wrażenie. Asystentka powinna być profesjonalna, a o tym w wielu sytuacjach świadczy strój. Ubieraj się, więc stosownie do sytuacji. Zacznij zwracać uwagę na mowę ciała. Miej stabilną i otwartą pozycję ciała. Analizowanie rozmówcy może wywołać w nim lęk, a zamknięta postawa zbuduje dystans. Ponadto nie należy uciekać oczami na boki, słuchać rozmówcy i odnosić się do tego, co mówi.  Warto również uśmiechać się i "zarażać" pozytywnym myśleniem.