Przechowywanie dokumentów firmowych to dla przedsiębiorców jeden z trudniejszych obowiązków. Z jednej strony zdają sobie sprawę z potrzeby archiwizacji, z drugiej przerażają ich wysokie koszty. Jak pogodzić te dwa czynniki?
Ustawodawca dla większości rodzajów dokumentów wyznaczył okres przechowywania. Jest to czas, w którym przedsiębiorca pozostaje w posiadaniu akt, a dodatkowo ma obowiązek okazać je na żądanie podmiotu uprawnionego. Okres archiwizacji wynosi:
5 lat - dla dokumentów księgowych, podatkowych, finansowych i ZUS,
10 lat - dla akt osobowych (w określonych przypadkach okres ten trwa 50 lat),
3 lata - dla dokumentów związanych ze stosunkiem pracy,
rok - dla dokumentów dotyczących gwarancji czy rękojmi.
Wyznaczenie terminu wymagalności to pierwszy obowiązek przedsiębiorcy, ponieważ musi on wiedzieć, kiedy zniszczyć dokumentację. Więcej na temat samego przechowywania można natomiast dowiedzieć się zapoznając ze szczegółowymi informacjami zawartymi na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/torun/.
Przechowywanie dokumentów musi odbywać się w takich warunkach, aby:
nie miały do nich dostępu osoby postronne,
były zabezpieczone przed uszkodzeniem mechanicznym,
były zabezpieczone przed płowieniem (papier),
nie doszło do ich degradacji.
W archiwum musi być więc sucho, czysto, a temperatura powinna oscylować w granicach 20 stopni. Więcej o tym, jak w praktyce wygląda przechowywanie akt, dowiesz się ze strony https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/torun/. Warto też wspomnieć o dokumentach elektronicznych, które wymagają zabezpieczenia w postaci kodów czy haseł dostępu. Ich nadawanie jest skomplikowanym zadaniem, które najczęściej realizują doświadczeni informatycy.
Przedsiębiorcy mogą prowadzić archiwum własne, lecz coraz więcej korzysta w tym zakresie z pomocy firmy zewnętrznej. Rhenus Office Systems Poland, z którego ofertą dla Gdańska można zapoznać się pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/gdansk/, to zaufany partner. Specjaliści zajmują się przygotowaniem dokumentów do archiwizacji, a następnie dbają o to, by były bezpiecznie przechowywane. Kończąc ich cykl życia, zajmują się utylizacją. Zakres usług jest na tyle szeroki, że przedsiębiorcy mogą wyprowadzić poza firmę także wiele innych procesów, które są nie tylko trudne w realizacji, ale też nie przekładają się na zysk.
